Bürotechnik: Diese Tools und Anwendungen sorgen für mehr Effizienz

Die technische Ausstattung eines Büros macht die Büroarbeit erst möglich. Ohne Bürotechnik wie Computer, Telefone, Konferenzsysteme, Drucker oder Kopierer können moderne Unternehmen nicht produktiv sein. Hinzu kommen mehr und mehr smarte Technologien, die etwa das Licht, die Heizung oder die Temperatur steuern. Hier finden Sie einen Überblick über sinnvolle Bürotechnik und worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten.

Inhalt

1. Was ist Bürotechnik?
2. Technik für die Produktivität
3. Kollaborationstechnik
4. Büromöbel
5. Smart Office Technologien
6. Büroküche
7. Technik wählen
8. Überblick
9. Häufige Fragen

Was ist Bürotechnik?

Unter Bürotechnik versteht man die technische Ausstattung von Büros. Dazu gehören beispielsweise Computer, Drucker, Scanner, Kopierer, Telefone und Bildschirme. Aber auch Software-Lösungen wie Zeiterfassungssysteme, Projektmanagement-Tools, und KI-Anwendungen lassen sich als Bürotechnik klassifizieren. Ebenso Büromöbel wie höhenverstellbare Schreibtische, die technische Einrichtung der Büroküche und Smart-Office-Technologien zur Gebäudesteuerung.

Richtig ausgewählt und eingesetzt steigert Bürotechnik die Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und treibt die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran. Dabei verändern und entwickeln sich die Technologien stetig. Für Entscheider ist es somit wichtig, den aktuellen Stand der Technik zu kennen und einschätzen zu können, was für die individuelle Situation des eigenen Unternehmens optimal ist. Dabei kann professionelle Unterstützung von externen und unabhängigen Fachleuten eine große Hilfe sein.

Technik für die Produktivität

Unter produktiver Bürotechnik fassen wir die technische Ausstattung zusammen, die direkt für die Arbeit im Büro nötig ist. Also die Geräte, mit denen Mitarbeitende täglich Ihren Job erledigen. Dazu gehören etwa:

• Business Laptops
• Unternehmens-PCs
• Monitore
• Drucker und Multifunktionsgeräte
• Beruflich genutzte Tablets
• IT-Zubehör wie Tastaturen, PC-Mäuse und Kabel

Eine neue Kategorie der Business Laptops sind KI-Notebooks, die über einen gesonderten KI-Chip verfügen, um Anwendungen mit künstlicher Intelligenz besser ausführen zu können. Ob diese neue Kategorie von portablen Computern die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist oder ob Sie mit klassischen Notebooks besser bedient sind, hängt von Ihrer Branche und Ihren Anforderungen ab. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, haben wir in unserem Artikel über die besten Business Notebooks zusammengefasst.

Auch die Welt der Drucker und Multifunktionsgeräte ist groß und häufig unübersichtlich. Worauf es bei Druckern fürs Büro ankommt, erfahren Sie im verlinkten Artikel.

Kollaborationstechnologien

Unter Kollaborationstechnologien fallen Hard- und Software, die es Ihren Mitarbeitenden ermöglichen, effektiv zusammenzuarbeiten. Und das sowohl in New-Work-Modellen als auch in klassischen Büroumgebungen. Beispiele sind:

• Office Software wie Microsoft 365
• Kommunikationsanwendungen wie Teams oder Slack
• Projektmanagement-Tools wie Trello, Jira oder Asana
• Zeiterfassungssysteme wie Timetac oder Clockodo
• Raum-/Platzbuchungssysteme wie deskbird oder PULT
• Firmen-Smartphones
• Konferenztechnik

Während Microsoft 365 eindeutig der Platzhirsch im Bereich der Office-Software-Lösungen ist, gibt es bei Projektmanagement und Zeiterfassungssystemen eine breitere Auswahl. Zudem gibt es Tools, die Projektmanagement und projektbezogene Zeiterfassung vereinen. Es gibt also höchstwahrscheinlich eine Software, die sehr gut zu Ihren unternehmerischen Bedürfnissen passt.

Büroeinrichtung

Auch bei der Einrichtung des Büros finden sich zunehmend technische und smarte Geräte, die unter anderem zur Ergonomie des Arbeitsplatzes beitragen. Beispiele sind unter anderem:

• Höhenverstellbare Schreibtische
• Flexible Monitorhalterungen
• Augenschonende Beleuchtung

Andere wichtige Parameter, die zur Produktivität der Menschen am Arbeitsplatz beitragen, lassen sich über smarte Technologien automatisiert steuern. Mehr dazu im folgenden Abschnitt.

Smart Office Technologien

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes kann durch smarte Technologien das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden spürbar steigern. Dabei kommen IoT-Geräte und Sensoren zum Einsatz, mit denen sich unter anderem folgende Bedingungen automatisiert optimieren lassen:

• Die Temperatur lässt sich mit Temperatursensoren, intelligenten Thermostaten oder einer automatisierten Heizungssteuerung optimieren.
• Das Licht und die Beleuchtung können Sie über vernetze Systeme automatisch regulieren und die Helligkeit im Raum steuern.
• Die Luftqualität können Sie über smarte Belüftungssysteme und Aktoren an den Fenstern steuern.

Smarte Lösungen zur Steuerung der Umweltparameter im Büro wirken sich auch positiv auf die Energiebilanz Ihres Unternehmens aus. Beispielsweise können Sie Licht und Heizung in einzelnen Räumen automatisch ausschalten, wenn sich dort gerade niemand aufhält. Dadurch reduzieren Sie Ihre Energiekosten spürbar.

Büroküche

Viele technische Geräte stehen in der Büroküche. Einige Unternehmen bewerben ihre Küche (oder die Kaffeemaschine) gar in Stellenausschreibungen, um neue Mitarbeitende zu überzeugen. Daher zählen zu Bürotechnik unter anderem auch Geräte wie:

• Kaffeeautomaten
• Kühlschränke
• Wasserkocher
• und weitere Elektrogeräte wie Mikrowellen und Geschirrspüler

So wählen Sie die richtige Technik für Ihr Büro

Unabhängig davon, welche Bürotechnik Sie anschaffen möchten: Grundsätzlich ist entscheidend, dass die gewählte Lösung Ihre Anforderungen erfüllt. Achten Sie darauf, dass Ihre Bürotechnik zu Ihren Arbeitsmodellen passt. So benötigen Sie etwa für Remote-Work-Modelle andere Technologien als für Präsenzarbeit.

Nutzen Sie die Chance, die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranzutreiben. So können Sie etwa bei Zeiterfassung und Projektmanagement auf Papier verzichten. Ihre Mitarbeitenden müssen dann keine Stundenzettel mehr ausfüllen, sondern buchen ihre Arbeitszeit digital und ortsunabhängig. Das vereinfacht die Zeiterfassung, steigert die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft und bringt Ihr Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro voran.

Zudem kann es hilfreich sein, schon in der Planungsphase unabhängige Fachleute einzubinden, die sich mit Bürotechnik auskennen.

Bleiben Sie auch finanziell flexibel

Die Anschaffung neuer Bürotechnik kann eine lohnende, aber auch kostspielige Investition sein. Achten Sie auf Effizienz im Einkauf und darauf, dass die Finanzierungsmöglichkeiten zu Ihrer unternehmerischen Situation passen. Beispielsweise können Sie Neuanschaffungen direkt bezahlen oder IT-Geräte leasen.

Als Geschäftskunde bei MediaMarktSaturn Business haben Sie dabei die Möglichkeit auf starke Eigenmarken zurückzugreifen. Dadurch schonen Sie in vielen Fällen nicht nur Ihr Budget, sondern auch die Umwelt, wenn sie auf Nachhaltigkeitssiegel achten.

Zusammenfassung

Unter Bürotechnik versteht man die technische Ausstattung von Büros. Dazu gehören einerseits technische Geräte wie

• Computer und Laptops
• Drucker, Scanner und Kopierer
• Die Ausstattung der Büroküche
• IoT-Geräte für das Smart Office

Aber auch Technologien und Software wie

• Office-Programme
• Zeiterfassungssysteme
• Projektmanagement-Anwendungen
• Raum- und Platzbuchungssysteme

Bei der Auswahl der optimalen Bürotechnik für Ihre Unternehmen sollten Sie darauf achten, dass die Technik zu ihren individuellen unternehmerischen Anforderungen passt. Neuanschaffungen können die digitale Transformation Ihres Betriebs vorantreiben, aber auch teuer sein. Daher kann es sich lohnen, Beratung durch unabhängige Fachleute in Anspruch zu nehmen.