New Work? Neue Chancen! So schaffen Sie Mehrwert mit dem Arbeitsplatz der Zukunft

Homeoffice, Flex Work, Mitarbeiter-Benefits. Das verstehen die meisten unter New Work. Doch reicht das, um Personal zu halten, junge Talente anzusprechen und Prozesse auf lange Sicht zu optimieren? Noch nicht. Denn New Work braucht mehr. Die richtige Ausstattung, aber auch ein unternehmerisches Mindset, das echten Mehrwert schaffen will.

Die Coronapandemie wirkte wie ein Booster für die Digitalisierung und den Wandel der Arbeitswelt. Laut einer Befragung des ifo-Instituts unter Personalverantwortlichen deutscher Unternehmen stieg die Nutzung des Homeoffice von 51 Prozent vor der Pandemie auf 76 Prozent im ersten Coronajahr sprunghaft an. Das hatte Auswirkungen. Um nur einige Beispiele zu nennen:

Tools für die digitale Zusammenarbeit mussten zur Verfügung gestellt werden
Das Thema Datensicherheit musste neu aufgesetzt werden
Mobile Endgeräte benötigten plötzlich nicht mehr nur Mitarbeiter im Außendienst, sondern weite Teile der Belegschaft

Fakt ist: Der prozentuale Anteil von Remote Work ist inzwischen zwar wieder gesunken. Die Digitalisierung ist jedoch weiter vorangeschritten und mit ihr der Anspruch an eine produktive Zusammenarbeit. Zudem hat sich der Fachkräftemangel weiter zugespitzt. Mit dem „War for Talents“, dem Kampf um die besten Talente, sind auch die Ansprüche von Bewerbern gestiegen. Und die Geschäftsperformance? Die muss weiterhin wettbewerbsfähig sein.

In der Konsequenz sehen sich Unternehmen wachsenden organisatorischen, personellen und technisch-operativen Herausforderungen gegenüber. Eine mögliche Lösung für diese Situation: das New-Work-Prinzip. Das Konzept liefert eine Antwort auf viele aktuelle Fragen, mit denen sich vor allem kleine und mittelständische Betriebe auseinandersetzen müssen. Zahlreiche Unternehmen bleiben hinter den Anforderungen des Marktes zurück, obwohl sich die technischen Voraussetzungen oft schon mit wenigen Schritten schaffen lassen.

Beschäftigte wollen produktiv arbeiten

Erste Studien belegen, dass New Work-Elemente Unternehmensprozesse produktiver und Beschäftigte zufriedener machen. Laut einer Befragung der TU Darmstadt unter sogenannten Wissensarbeitern empfinden sich beispielsweise 76 Prozent der Beschäftigten im Homeoffice als produktiv – im Büro sind es 61 Prozent. Überhaupt würden Beschäftigte ihren Arbeitsplatz – wenn sie denn die Möglichkeit haben – vor allem nach einem Kriterium auswählen: wo sie am erfolgreichsten agieren. Dazu passt: Der Studie zufolge sind 81 Prozent derjenigen, die im Homeoffice arbeiten (können) mit ihrer Arbeit insgesamt zufrieden. Im Büro sind es 57 Prozent.

Gründe für "Work from Home"

Quelle: Studie Work from Home TU Darmstadt - aktualisiert 13.Juni 2023 von Kai Gies (n= 1115)

"Ich möchte weiterhin zumeist von zu Hause und nicht im Büro arbeiten, weil..."

mir dadurch die Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben besser gelingt (15 % keine Zustimmung, 13 % neutral, 72 % Zustimmung)
mein Arbeitsweg für mich mit physischer, psychischer oder emotionaler Anstrengung verbunden ist (38 % keine Zustimmung, 16 % neutral, 46 % Zustimmung)
ich durch den gesparten Arbeitsweg CO2-Emission einsparen möchte (36 % keine Zustimmung, 18 % neutral, 46 % Zustimmung)
ich meine Ausstattung zuhause deutlich verbessert habe und diese Investitionen nicht umsonst getätigt haben möchte (37 % keine Zustimmung, 20 % neutral, 43 % Zustimmung)

New Work steigert also nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Leistungsfähigkeit der Belegschaft. Und auch wenn das Prinzip auf den Abbau von Hierarchien sowie Selbstverantwortung setzt, geben Führungskräfte die Steuerung nicht aus der Hand. Durch Lösungen wie beispielsweise digitale Zeiterfassungssysteme können Sie jederzeit exakt nachvollziehen, welche Zeit die Erledigung einer Aufgabe im Vergleich zum Planwert in Anspruch nimmt. So können Sie gemeinsam mit den Beschäftigten herausfinden, wo Prozesse effektiver gestaltet und damit Zeit und Kosten gespart werden können.

Human Performance als Orientierungsgröße für Geschäftserfolg

Lassen Sie uns mit einem Vorurteil aufräumen: New Work bedeutet nicht nur, den Beschäftigten Homeoffice zu ermöglichen. Denn Homeoffice allein löst Probleme wie Personalmangel nicht – gerade in den Branchen, in denen ohnehin Mitarbeitende vor Ort benötigt werden. Im Zeitraum von April 2023 und März 2024 beispielsweise konnten laut Daten der Bundesagentur für Arbeit und der Jobcenter viele offene Stellen im Aus- und Trockenbau nicht besetzt werden. Und: bereits 2022 blieben 45 Prozent der Ausbildungsplätze zum Anlagenmechaniker für Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik gänzlich unbesetzt, so die Bundesagentur für Arbeit und das Bundesinstitut für Berufsbildung.

Doch wie genau kann New Work hier helfen? Indem Beschäftigten die tägliche Arbeit durch ein positives Betriebsklima und einen technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplatz erleichtert wird.

New Work muss als ganzheitliches Geschäftsprinzip verstanden werden, das in Unternehmen aller Branchen und Größen umgesetzt werden kann. Es legt den Fokus auf den „Faktor Mensch”, also die Beschäftigten – von der Produktion, über die Buchhaltung bis hin zur IT. Schließlich erbringen zufriedene Mitarbeiter die besten Leistungen – was wiederum auf die Geschäftsperformance einzahlt.

Wer also die „Human Performance” als neue Orientierungsgröße für seine eigene Unternehmenssteuerung begreift, kann vergleichsweise schnell erste Erfolge verbuchen – auf verschiedenen Ebenen. Für den Arbeitsplatz der Zukunft muss jedoch zunächst investiert werden.

Wesentliche Felder, die Sie dabei im Auge behalten sollten, sind:

die technische Ausstattung Ihrer Angestellten und Ihrer Betriebsräume
digitale und smarte Lösungen, die Arbeitsabläufe vereinfachen
die IT-Sicherheit bei einer Kombination von Remote Work und Arbeit im Betrieb
die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens

Ganz wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter aktiv in den Transformationsprozess Ihrer Unternehmenskultur eingebunden werden. So nehmen Sie alle Beschäftigten mit und die Neuerungen werden für mehr Zufriedenheit sorgen. Mehr dazu im Folgenden.

Schaffen Sie ein attraktives Arbeitsumfeld

Ein gutes Betriebsklima ist laut einer Statista-Umfrage unter Führungskräften und Angestellten ohne Führungsverantwortung mit 66 Prozent der wichtigste Faktor, um Beschäftigte an ein Unternehmen zu binden und sie zu motivieren. Die Basis hierfür: eine positive und wertschätzende Arbeitsatmosphäre.

Langsame Rechner, in die Jahre gekommene Büromöbel, veraltete Diensthandys, die kaputte Kaffeemaschine im Gemeinschaftsraum. All das lädt nicht dazu ein, beste Leistungen zu erbringen. Vom langsamen Internet ganz zu schweigen. Wer möchte, dass sich seine Mitarbeitenden wohlfühlen, sollte dafür Sorge tragen, dass ihnen die Arbeit Freude macht. Das gilt auch für Mitarbeitende, die unterwegs sind – ob beim Kunden oder auf der Baustelle.

Wenn die Software auf dem alten Tablet wieder hakt und mit ihr die Auftragsbestätigung beim Kunden, ist das nicht nur ärgerlich, sondern auch ineffizient. Wenn Personaler sich mit Spesenabrechnungen rumschlagen, obwohl diese ganz leicht über eine App direkt ins System gespielt werden könnten, kostet das Zeit und Nerven. Und das alles spiegelt sich nicht nur in den Geschäftszahlen, sondern auch in der Unzufriedenheit der Beschäftigten wider.

Attraktivität braucht passende Technik

Um den Bedarf von Beschäftigten in deren beruflichen Alltag besser verstehen zu können und ihnen die Arbeit zu erleichtern, sollten technische Herausforderungen analysiert oder besser noch von vornherein umgangen werden. Mit einer zeitgemäßen technischen Infrastruktur, modernen Technologien und flexiblen Strukturen kann ein attraktiver Arbeitsplatz der Zukunft entstehen. Das zahlt aufs Betriebsklima ein, Beschäftigte fühlen sich wertgeschätzt und Bewerber werden von Ihrem Unternehmen überzeugt.

Hier spielen auch Arbeitsmodelle wie Flex Work und Homeoffice eine wichtige Rolle. Wenn es nicht zwingend nötig ist, dass Ihre Angestellten in den Betriebsräumen arbeiten, werden sie es zu schätzen wissen, wenn Sie im Homeoffice arbeiten können und eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten haben. Eine wichtige Voraussetzung für diese modernen Arbeitsmodelle ist wiederum eine entsprechende technische Ausstattung.

Smart Recruiting: So begegnen Sie dem Fachkräftemangel

Wer im „War for Talents” bestehen will, muss schnell sein – und gut organisiert. Sind Personalabteilungen zu langsam, verlieren sie den Kampf um Nachwuchskräfte.

Auch die Art und der Ort der Ansprache entscheidet. Die Digital Natives der Gen Z beispielsweise sind auf Plattformen wie TikTok unterwegs. Dort werden Maßstäbe gesetzt, wie Inhalte konsumiert und Informationen vermittelt. Und dort schauen sie auch nach Jobs.

Die organisatorische Lösung lautet: E-Recruiting. Entsprechende Software-Lösungen entlasten Personaler, machen Bewerbungsprozesse transparenter, schneller und einfacher. Für zukünftige Mitarbeiter werden so Hürden gesenkt. Schlanke Onlineformulare, die auf dem Smartphone ausgefüllt und abgeschickt werden können, ohne aufwändiges Motivationsschreiben – das ist nicht nur attraktiv für Job-Interessierte, sondern auch für Personaler.

Mit einer Recruiting-Software können Sie beispielsweise:

Auf einen Blick sehen, welche Kandidaten geeignet sind
Automatische Eingangsbestätigungen senden
Immer den Überblick über den Status einer Bewerbung behalten

Und vor allem: Stellenanzeigen intelligent auf Social-Media-Portalen ausspielen (Multiposting), wo sich Ihre Zielgruppe aufhält.

Überprüfen Sie die Außenwirkung Ihres Unternehmens

Smartes Recruiting im digitalen Zeitalter bedeutet nicht nur, die passenden Plattformen zu bespielen oder die richtigen HR-Tools zu verwenden. Auch Ihr Employer Branding muss passen, das Bild, das Sie über sich und Ihr Unternehmen nach außen tragen.

Wirkt eine Unternehmens-Website wie ein Relikt aus den 2000ern, wird diese umworbene Fachkräfte nicht ansprechen. Unternehmen sollten heutzutage Firmenaccounts in den sozialen Medien oder Businessnetzwerken wie LinkedIn bespielen. Investieren Sie Zeit und es wird sich bezahlt machen. Vielleicht posten Sie Bilder Ihrer zufriedenen Belegschaft aus Ihren modernen Arbeitsräumen mit technisch hochwertiger Ausstattung?

New Work mit Mobile Device Management realisieren

Der digitale Arbeitsplatz ist der Arbeitsplatz der Zukunft. So lassen sich Arbeitsprozesse beschleunigen, Kosten einsparen, Mitarbeitende entlasten und junge Talente hinzugewinnen. Ob im Homeoffice, am Arbeitsplatz oder unterwegs: alles steht und fällt mit der Technik. Digital vernetzen, Prozesse automatisieren oder in Echtzeit überwachen und Geräte aus der Ferne warten oder sperren. Hier unterstützt ein gutes Mobile Device Management – eine softwarebasierte Lösung, mit der sich Firmengeräte leicht verwalten lassen.

Hierbei sollte in die richtige Hardware investiert und Wert auf zuverlässige Endgeräte gelegt werden. Darüber hinaus sollte jederzeit technischer Support für Beschäftigte bereitgestellt werden. Dazu gehört auch ein Notfallplan, um schnellstmöglich Ersatzgeräte organisieren zu können. Damit es gar nicht erst so weit kommt, ist regelmäßige Wartung und Überprüfung der technischen Infrastruktur entscheidend.

Die Kombination von moderner technischer Ausstattung und hilfreichem Support lässt sich oft nicht ohne weiteres realisieren. Externe Berater mit entsprechendem Fachwissen und Zugang zu Lösungen können hier Hilfestellung leisten. So unterstützt beispielsweise MediaMarktSaturn als Europas größter Fachhändler für Elektronikprodukte Ihr Business mit einem persönlichen Ansprechpartner, einem riesigen Sortiment, unabhängiger Beratung und einem Bündel von Services.

New Work ist nachhaltig – seien Sie es auch

Unternehmen wollen und müssen zunehmend nachhaltig agieren. Neben klassischen Verhaltensregeln für die Beschäftigten unterstützen dabei auch Smart Devices. Der zusätzliche Vorteil: das Senken Ihrer Energiekosten. Sie können etwa

über die solarbetriebene Überwachungskamera das Betriebsgelände direkt auf dem Smartphone überwachen
durch die smarte Heizungssteuerung Heizkosten einsparen
mit einer intelligenten Lichtsteuerung in der Fertigungshalle einen Schritt Richtung Smart Factory gehen

Damit agieren Sie langfristig nachhaltiger, kosteneffizienter und schaffen einen modernen Arbeitsplatz für Ihre Angestellten.

Um nachhaltiger zu agieren, ist auch die Reparatur von defekten Geräten und das Ersetzen veralteter Geräte durch beispielsweise stromsparende Modelle ein wichtiger Faktor. Ausgediente Diensthandys verkaufen oder recyclen zu lassen ist ebenfalls eine gute Idee. Auf diese Weise lassen sich die Kosten für neue Geräte teilweise wieder reinholen.

Zum Ankaufservice von Altgeräten für Geschäftskunden

Nachhaltigkeit als Gemeinschaftsprojekt

Verinnerlichen Sie Nachhaltigkeit entlang aller Arbeitsprozesse und beziehen Sie Ihre Belegschaft mit ein. Wie wäre es zum Beispiel mit einem monatlichen Betriebsbrainstorming darüber, wie Ihr Betrieb noch nachhaltiger werden kann? Auch das kann enorm zu Mitarbeitermotivation beitragen und auf Ihr Employer Branding einzahlen. Beschäftigte, Geschäftspartner und Bewerber nehmen Ihr Unternehmen anders, moderner wahr.

Eine aktuelle Statista-Umfrage unter Studierenden der Gen Z ergab, dass sich vor allem diese jungen Talente von ihrem Arbeitgeber wünschen, dass er gesellschaftliche und soziale Verantwortung übernimmt, dass er umweltfreundliches Verhalten vorlebt. Dazu gehört neben der Digitalisierung ebenso, nachhaltige Prozesse im Unternehmen zu integrieren.

New Work ist innovativ: wie KI und Robotik unterstützen können

Wie kann ich meinen Beschäftigten die tägliche Arbeit erleichtern? Das ist die zentrale Frage, die sich Unternehmer stellen sollten. Das entsprechende Equipment ist ein wichtiger Faktor. Aber auch andere Dinge gilt es zu ändern: so genießen monotone, repetitive Aufgaben berechtigterweise keinen guten Ruf – zurecht. Das Gleiche gilt, wenn es darum geht, stundenlang Exceltabellen hin und her zu schieben, Auftragsunterlagen händisch zu bearbeiten oder Kostenvoranschläge manuell rauszuschicken – das geht auch einfacher. Hier kommen künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation (RPA) ins Spiel.

Es geht dabei um mehr als nur der Zettelwirtschaft Herr zu werden und Papier- und Druckkosten einzusparen. Mit intelligenten Softwarelösungen und der passenden Hardware können mittels Cloud und RPA-Plattformen Arbeitsprozesse enorm vereinfacht werden – vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung.

So setzen Sie New Work Schritt für Schritt um

Die „Verbindung von Mensch und Performance” macht New Work zu einem Katalysator für Geschäftserfolge. Das Mindset zur Arbeit 4.0 sollte sich dabei als roter Faden durch alle Geschäftsbereiche ziehen. Unabhängig von der Branche sollten Beschäftigte in allen Geschäftsbereichen entlastet werden und sich wohlfühlen. Dazu gehören neben der Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice und Flex Work auch die neueste Technik und ein innovatives, nachhaltiges Betriebsklima.

Machen Sie die Performance Ihrer Angestellten zur neuen Orientierungsgröße für Ihren Unternehmenserfolg. Schaffen Sie für Ihre Mitarbeitenden einen „New-Work-Arbeitsplatz”, indem Sie ...

eine moderne, wertschätzende Unternehmenskultur schaffen, in der sich Mitarbeitende wohlfühlen und ihre Bedürfnisse gesehen werden
Ihren Mitarbeitenden die tägliche Arbeit durch eine einwandfreie technische Infrastruktur erleichtern
auf digitales Recruiting und vereinfachte Bewerbungsprozesse setzen
nachhaltige Unternehmensstrukturen und -prozesse einführen, dadurch Kosten sparen und Ihre Außenwahrnehmung durch Geschäftskunden und Bewerber stärken
ein smartes Mobile Device Management etablieren und auf neueste, zuverlässige Hard- und Software setzen

Sie benötigen Unterstützung? Unsere persönlichen Geschäftskundenberater helfen Ihnen gerne weiter. Damit Ihre New-Work-Transformation von maßgeschneiderten Lösungen begleitet wird.