Papierloses Büro: So gelingt der Umstieg

Die Digitalisierung verändert und modernisiert Arbeitsplätze. Sie macht das papierlose Büro zur Realität. Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile digitaler Dokumentenverwaltung und verabschieden sich vom traditionellen Papierchaos. Diese Transformation ermöglicht nicht nur effizienteres Arbeiten, sondern trägt auch zu mehr Nachhaltigkeit und Flexibilität bei. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Digitalisierung Ihres Unternehmens durch ein papierloses Büro gelingt.

Was ist das papierlose Büro?

Das papierlose Büro beschreibt eine Arbeitsumgebung, in der nahezu vollständig auf Papierdokumente verzichtet wird. Das bedeutet nicht zwangsläufig 100 Prozent Papierverzicht, aber eine radikale Reduktion durch die Digitalisierung möglichst aller Prozesse im Unternehmen. Dabei geht es nicht darum, eingehende Post einzuscannen. Ein echtes papierloses Büro implementiert durchgängig digitale Workflows.

Das bedeutet: Verträge werden digital erstellt und mit elektronischen Signaturen versehen, Rechnungen durchlaufen automatisierte Freigabeprozesse, und die Zusammenarbeit im Team findet auf zentralen Plattformen statt. Alle relevanten Informationen, Prozesse, Arbeitsanweisungen, Personalunterlagen und Dokumente werden in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert, das als zentraler und sicherer Speicherort dient.

Digitale Dokumente erhöhen Flexibilität und Effizienz

Dadurch, dass alle Dokumente in elektronischer Form existieren, können sie auch von überall abgerufen werden – sei es im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs, etwa während einer Geschäftsreise. Gerade für Remote-Arbeit hat sich das papierlose Büro als essenziell erwiesen, um Flexibilität und Produktivität zu gewährleisten. Zudem reduziert die digitale Verwaltung massiv den Suchaufwand, Medienbrüche und Fehlerquellen.

Rechtlich ist das Konzept längst anerkannt: Niemand muss mehr Archive voller Aktenordner unterhalten, sofern die gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung und Datenschutz eingehalten werden.

Das Ziel des papierlosen Büros ist es, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und eine flexible und moderne Arbeitsweise zu ermöglichen, die den heutigen Anforderungen gerecht wird. Für bestimmte Anwendungsfälle, wie beispielsweise Verträge für Geschäftspartner, die nicht digital signieren, ist es aber sinnvoll, nicht komplett auf Bürodrucker zu verzichten.

Vorteile des papierlosen Büros

Die Umstellung auf digitale Prozesse bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die weit über die reine Papiereinsparung hinausgehen und Ihr Unternehmen auf mehreren Ebenen stärken.

• Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Ressourcenverbrauch und geringere CO₂-Emissionen. Die Reduktion von Druckern und Verbrauchsmaterialien schont zusätzlich die Umwelt.
• Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen Kosten für Papier, Drucker, Toner, Lagerung und Versand. Auch der Platzbedarf für Aktenarchive entfällt. Das ist besonders für kleinere Büros ein Vorteil.
• Effizienzsteigerung: Digitale Dokumente sind schneller auffindbar, können parallel bearbeitet und unkompliziert geteilt werden. Die Suchfunktion ersetzt das zeitaufwendige Durchsuchen von Aktenordnern.
• Flexibilität und Mobilität: Mitarbeitende können von überall auf Dokumente zugreifen – ein Vorteil, der besonders im Homeoffice und bei mobilen Arbeitsmodellen zum Tragen kommt.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Cloud-basierte Lösungen und digitale Tools ermöglichen das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten und fördern die Teamarbeit, auch standortübergreifend.
• Sicherheit und Datenschutz: Zugriffsrechte lassen sich individuell vergeben, um sensible Daten zu sichern. Digitale Dokumente sind außerdem besser vor Verlust, Diebstahl oder Schäden durch Feuer und Wasser geschützt. Moderne DMS bieten zudem Verschlüsselung und erfüllen Datenschutzanforderungen wie die DSGVO.
• Rechtliche Vorteile: Digitale Dokumente mit Prüfpfaden bieten Transparenz und helfen, Fristen einzuhalten, was rechtliche Risiken minimiert.
• Zukunftsfähigkeit: Unternehmen, die frühzeitig digitalisieren, sichern sich Wettbewerbsvorteile und sind besser auf Veränderungen vorbereitet.

Ein papierloses Büro ist nicht nur ein Trend, sondern ein strategischer Schritt in Richtung moderner und zukunftssicherer Arbeitsprozesse. Um die Digitalisierung auch hinsichtlich der IT-Sicherheit zu gewährleisten, sind jedoch Schutzmaßnahmen erforderlich. Wertvolle Informationen zum Schutz vor Cyberangriffen finden Sie im verlinkten Artikel.

Beispiele für Digitalisierung im Büro

Die theoretischen Vorteile werden am besten durch praktische Anwendungsfälle greifbar. Hier sind einige typische Beispiele, wie digitale Prozesse den Büroalltag verändern:

Digitale Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung

Der Prozess beginnt mit dem Empfang einer Rechnung per E-Mail oder dem Scannen einer Papierrechnung. Eine Software mit Texterkennung (OCR) liest alle relevanten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant automatisch aus.

Anschließend durchläuft die Rechnung einen vordefinierten digitalen Freigabe-Workflow. Die zuständige Person im Unternehmen prüft und genehmigt die Rechnung per Mausklick. Daraufhin wird sie automatisch an die Buchhaltung zur Zahlung weitergeleitet, bearbeitet und GoBD-konform archiviert. Dies beschleunigt den gesamten Prozess und sorgt für Transparenz.

Beispiele für solche Software sind etwa:

• Scopevisio
• sevdesk
• Lexware

Dokumenten-Management-System (DMS)

Ein DMS ist das Herzstück des papierlosen Büros. Es dient als zentraler Speicherort für alle Unternehmensdokumente – von Verträgen über Personalakten bis hin zu Marketingmaterialien. Ein gutes DMS bietet eine intelligente Suchfunktion, eine Versionskontrolle, mit der sich frühere Bearbeitungsstände wiederherstellen lassen, und eine granulare Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass Mitarbeitende nur das sehen, was sie sehen dürfen.

Beispiele für DMS sind:

• Microsoft OneDrive for Business
• DocuWare
• Amagno

Elektronische Signaturen

Statt Verträge für die Unterschrift auszudrucken, zu versenden und wieder einzuscannen, nutzen Sie Lösungen, die eine vollständig digitale und rechtsgültige Unterzeichnung bieten. Dies spart nicht nur Zeit und Papier, sondern schafft auch einen nachvollziehbaren digitalen Prüfpfad.

Lösungen zur digitalen Unterzeichnung von Dokumenten sind unter anderem:

• Docusign
• Adobe Acrobat Sign
• Skribble

Automatisierte Logistikprozesse

Selbst in der physischen Warenbewegung lassen sich Prozesse digitalisieren. Anstatt Kommissionierlisten auf Papier zu drucken, arbeiten Mitarbeitende mit digitalen Aufträgen auf mobilen Geräten. Die dazugehörigen Lieferscheine werden automatisch verknüpft und digital archiviert, was den Verwaltungsaufwand drastisch reduziert.

Cloud-Lösungen

Cloudbasierte Lösungen ermöglichen es Ihnen, Dokumente zentral in der Cloud zu speichern. So sind sie für berechtigte Mitarbeitende jederzeit und von überall zugänglich. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Cloud-Dienste auf hohe Sicherheitsstandards und flexible Skalierbarkeit.

Beispiele für Dokumenten-Clouds sind etwa:

• Microsoft SharePoint
• Google Drive
• pCloud

Projektmanagement-Tools

Planen SieAufgaben und Projekte digital, verfolgen und dokumentieren Sie Fortschritte. Projektmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, den Überblick über Status, Probleme, Zeit- und Arbeitsaufwand zu behalten und Papierlisten zu ersetzen.

Beispiele:

• Asana
• Trello
• Notion

10 Tipps zur Umsetzung des papierlosen Büros

Der Umstieg auf papierlose Prozesse im Büro ist ein Prozess, der sorgfältig geplant und schrittweise umgesetzt werden sollte. Hier einige bewährte Tipps:

1. Analyse des Ist-Zustands: Verschaffen Sie sich einen Überblick, wo und warum im Unternehmen noch Papier verwendet wird. Identifizieren Sie Prozesse, die sich besonders für die Digitalisierung eignen.

2. Mitarbeitende einbinden: Sensibilisieren Sie Ihre Teams für die Vorteile des papierlosen Arbeitens und bieten Sie Schulungen an. Die Akzeptanz der Belegschaft ist entscheidend für den Erfolg.

3. Investition in geeignete Hard- und Software: Leistungsfähige Business Notebooks, hochwertige Scanner, ein sicheres DMS und passende Cloud-Lösungen sind die Basis. Achten Sie auf Datenschutz und Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen.

4. Schrittweise Digitalisierung: Starten Sie mit einem Pilotprojekt, etwa in der Buchhaltung oder im Vertragsmanagement. Nach und nach können weitere Abteilungen und Prozesse folgen.

5. Klare Ordnerstrukturen entwickeln: Schaffen Sie logische, nachvollziehbare Ablagesysteme. Definieren Sie einheitliche Namenskonventionen für Dateien und Ordner. Eine durchdachte Struktur erleichtert das Auffinden von Dokumenten erheblich.

Zusammenfassung: Papierloses Büro

• Das papierlose Büro ist mehr als ein technisches Projekt – es ist ein strategischer Kulturwandel im Unternehmen.
• Die größten Vorteile liegen in Effizienz, Kostenersparnis, Nachhaltigkeit und Flexibilität.
• Die Auswahl der passenden Hard- und Software, die Einbindung der Mitarbeitenden und die Einhaltung von Datenschutz und Compliance sind zentrale Erfolgsfaktoren.
• Die Umstellung sollte schrittweise erfolgen, um Akzeptanz zu schaffen und Risiken zu minimieren.
• Digitale Prozesse und automatisierte Workflows sind der Schlüssel zu einem wirklich papierlosen Büro.
• Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßige Überprüfungen, Anpassungen und Weiterentwicklungen erfordert.