Text aus PDF kopieren: So funktioniert's

Wer sein Dokument als PDF mit anderen teilt, der möchte in der Regel verhindern, dass die Datei bearbeitet wird. Dennoch kann es sein, dass der Empfänger den Text auf seinem Notebook verarbeiten möchte und daher in Word oder ein ähnliches Programm kopieren muss. Das ist grundsätzlich einfach, doch es gibt auch Fälle, in denen es ein paar Tricks bedarf.

Bevor du versuchst, Texte aus einem PDF in Word oder in Excel und andere Programme zu kopieren, solltest du die Sicherheitseinstellungen überprüfen.

Das funktioniert am einfachsten, indem du das PDF mit dem Acrobat Reader öffnest, den es kostenlos zum Download auf der Hersteller-Website gibt. Aber Achtung: Auch wenn Acrobat der Erfinder des PDF-Formats ist, dient der Acrobat Reader vor allem zum Öffnen und Betrachten von PDFs. Das Bearbeiten geht nur mit dem kostenpflichtigen Programm Acrobat Pro.

Wenn du das PDF mit dem Acrobat Reader geöffnet hast, dann klicke mit der rechten Maustaste in das Dokument und wähle dann den Punkt „Dokumenteneigenschaften“ aus.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, wo du den Reiter „Sicherheit“ auswählst. Dort listet dir das Programm alle möglichen Einschränkungen auf und welche Einstellung der Ersteller des PDFs gewählt hat. Hier erkennst du auch, ob das Kopieren von Inhalten erlaubt ist oder nicht.

In dem Fall, dass das Kopieren von Inhalten zulässig ist, funktioniert das denkbar einfach: 

1. Markiere im PDF den Text, den du in Word oder Excel und Co. übertragen möchtest.
2. Danach klicke mit der rechten Maustaste auf den markierten Text und wähle „Kopieren“.
3. Wechsle dann in Word oder ein anderes Programm deiner Wahl.
4. Dort klickst du abermals mit der rechten Maustaste und wählst die Option „Einfügen“.

Alternativ kannst du nach dem Markieren des Textes im PDF auch die Tastenkombination STRG und C zum Kopieren verwenden, während du in Word die Kombination STRG und V zum Einfügen drückst.

Das Kopieren von Inhalten aus einem PDF in ein anderes Programm übernimmt in den meisten Fällen allerdings die Formatierung nicht optimal. Entsprechend solltest du die kopierten Texte nach dem Übertragen in Word oder Excel stets auf unnötige Zeilenumbrüche und Ähnliches überprüfen.

In dem Fall, dass die PDF-Datei das Kopieren von Inhalten nicht erlaubt, wird die Sache nur minimal kniffliger. Voraussetzung ist aber, dass das Drucken des PDFs zulässig ist. Dann öffnest du das PDF am besten mit dem Internetbrowser Chrome und folgst folgenden Schritten:

1. Öffne das Menü über die drei Punkte oben in der rechten Ecke.
2. Wähle die Option „Drucken“.
3. Statt das PDF tatsächlich auszudrucken, wählst du im Menüpunkt „Ziel“ die Option „Als PDF speichern“ und klickst dann auf „Drucken“.
4. Nun wählst du aus, wo das neue PDF abgelegt werden soll.

Die Sicherheitseinstellungen werden auf diesem Weg nicht übernommen. Im Anschluss öffnest du das PDF und folgst den Schritten, die oben beschrieben sind.

Sollte das Drucken allerdings ebenfalls gesperrt sein, dann funktioniert dieser Trick nicht. In diesem Fall empfehlen wir dir das Online-Werkzeug Online2PDF. Dort kannst du das geschützte PDF hochladen und hast eine große Auswahl an Formaten, in die du das PDF konvertieren kannst: ob weiterhin PDF, Bild-Datei oder gar Word-Datei.

Wenn du schlicht den Schutz aushebeln möchtest, dann behältst du das PDF-Format bei und stellst lediglich sicher, dass im Menüpunkt „Schutz“ keine Sperren hinterlegt sind. Danach klickst du auf „Konvertieren“ und kannst dann das PDF drucken wie beschrieben oder die Inhalte kopieren.

• In den Dokumenteneigenschaften eines PDFs kannst du schnell nachschauen, ob das Kopieren von Texten erlaubt ist oder nicht.
• Wenn kein Schutz vorliegt, lassen sich Texte ohne Aufwand in Word oder Excel kopieren.
• Beim Kopieren von Texten aus PDFs geht die Formatierung in den meisten Fällen verloren.
• Geschützte PDFs lassen sich zum Beispiel mit Chrome neu abspeichern, wodurch der Schutz verloren geht. Es gibt aber auch kostenfreie Werkzeuge dafür.