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Microsoft 365: Tipps & Tricks für das Office-Abo

Redaktion in Kooperation mit Microsoft29. JUNI 2022

Microsoft

Mit deinem Abo für Microsoft 365 hast du Zugriff auf beliebte Microsoft-Produkte – darunter Word, Excel und PowerPoint. Wir verraten Tipps und Tricks, mit denen du noch mehr aus deinem Abo rausholst.

Live-Untertitel in PowerPoint

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Microsoft 365 hat unter anderem die Präsentations-Software PowerPoint mit an Bord. Und hier gibt es ein paar sehr nützliche Funktionen, von denen du vielleicht noch gar nicht wusstest.

Du kannst zum Beispiel deine Präsentation mit Live-Untertiteln versehen. Das ist für deine Zuhörer besonders praktisch, wenn sie beispielsweise Hörprobleme haben oder wenn Deutsch eine Fremdsprache für sie ist. PowerPoint transkribiert deinen Live-Vortrag und fügt die Untertitel automatisch am unteren Bildschirmrand ein. Du kannst die Funktion im Menü „Bildschirmpräsentation“ unter „Untertitel starten“ aktivieren. Das klappt sogar in unterschiedlichen Sprachen.

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Microsoft 365 auf unterschiedlichen Geräten nutzen

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Microsoft 365 steht für Flexibilität. Du kannst Word, Excel und die anderen Office-Programme sowohl auf deinem Windows-PC nutzen als auch auf einem iPhone, einem Chromebook und auf Android-Geräten – und zwar auf mehreren Geräten gleichzeitig. Du entscheidest, welches Programm du wann und auf welchem Betriebssystem nutzt.

Co-Authoring in Echtzeit

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Gemeinsam in Echtzeit ein Office-Dokument bearbeiten: Dank Microsoft 365 kannst du zusammen mit anderen Personen gleichzeitig in Office-Dokumenten arbeiten. Das funktioniert sowohl über die jeweilige Desktop-App als auch, wenn du die Office-Programme im Internet-Browser nutzt.

Alles, was du dafür benötigst, ist der Cloud-Speicherdienst OneDrive. Dort legst du beispielsweise dein Word- oder Excel-Dokument ab und gibst es anschließend für andere Nutzer frei. Sobald jemand das Dokument verändert, wird es in Echtzeit gespeichert. Die Änderungen werden für andere, die in dem Dokument arbeiten, sofort sichtbar.

Das ist in Microsoft 365 enthalten:

  • Word

  • Excel

  • PowerPoint

  • Outlook

  • Teams

  • OneDrive

  • Office Mobile (iOS/Android)

Mit Outlook E-Mails zurückrufen

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Wenn du versehentlich eine E-Mail ohne Betreff oder ohne Anhang versendet hast und sie zurückrufen möchtest, gehst du in der Desktop-App von Outlook wie folgt vor: Suche die gewünschte E-Mail unter „Gesendete Elemente“ und öffne sie mit einem Doppelklick. Danach klickst du auf das Drei-Punkte-Icon ganz oben rechts im Menüband (nicht in der E-Mail selbst). Wähle dort „Aktion > Diese Nachricht zurückrufen“. Du kannst entweder ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen oder die ungelesenen Nachrichten durch eine aktualisierte E-Mail ersetzen.

Microsoft Teams: Videokonferenzen aufzeichnen & Live-Share-Funktion

Microsoft Teams ist ein zuverlässiges Tool für Videokonferenzen – egal ob privat oder geschäftlich. Starte in wenigen Sekunden eine Teams-Sitzung und lade Teilnehmer ein.

Mit Teams hast du sogar die praktische Möglichkeit, Besprechungen und Gruppengespräche aufzuzeichnen. Das hat verschiedene Vorteile: Sind einige Teilnehmer zum Beispiel verhindert und können nicht an der Live-Konferenz teilnehmen, können sie sich das aufgezeichnete Video im Anschluss jederzeit ansehen.

Und so geht’s: Während deine Besprechung läuft, kannst du im Drei-Punkte-Menü oben rechts den Punkt „Aufzeichnung starten“ auswählen. Die Aufnahme startet umgehend. Die aufgenommene Videodatei findest du später in OneDrive unter „Eigene Dateien > Aufnahmen“.

Eine weitere nützliche Funktion: Teams hat wie PowerPoint ein KI-gesteuertes Feature für automatische Untertitel. Damit wird das Gesprochene in Echtzeit am unteren Bildschirmrand eingeblendet. Du kannst die Funktion ebenfalls im Drei-Punkte-Menü auswählen, und zwar bei „Liveuntertitel aktivieren“.

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Im Rahmen der hauseigenen Entwicklerkonferenz Build 2022 hat Microsoft für Teams jede Menge neue und spannende Features angekündigt. Dazu gehört die Live-Share-Funktion – eine Weiterentwicklung des Bildschirmteilens. Mit der Funktion soll es für Teilnehmer möglich sein, in Videokonferenzen gemeinsam an 3D-Modellen oder Dokumenten zu arbeiten. Aktuell nehmen Entwickler die Live-Share-Funktion unter die Lupe. Anschließend soll sie für alle Teams-Nutzer veröffentlicht werden.

Übersetzen direkt in Word & der Schreibassistent „Editor“

Microsoft Word bietet eine integrierte Übersetzungsfunktion. Das ist praktisch, wenn du Hilfe beim Lesen bzw. Verstehen fremdsprachiger Texte benötigst. Du kannst deine Texte natürlich auch in eine andere Sprache übersetzen lassen. Markiere dazu einfach ein Wort oder einen Satz in deinem Word-Dokument und wähle per Rechtsklick „Übersetzen“ aus. Das klappt auch mit einem kompletten Dokument. Du findest die Übersetzungsfunktion im Menüband unter „Überprüfen“.

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Ein weiteres nützliches Tool in Word ist der Schreibassistent „Editor“. Damit kannst du beispielsweise deine Texte auf Grammatik und Rechtschreibung überprüfen lassen. Doch der Editor kann noch mehr: Das Tool schlägt dir außerdem vor, wie du deine Texte sprachlich noch klarer formulieren kannst. Du findest das Feature in der Word-Desktop-App im Menüband unter „Überprüfen“ (Schaltfläche „Editor“ ganz links).

OneDrive mit Scanfunktion

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Der Cloud-Speicherdienst OneDrive ist der zentrale Ablageort für deine Fotos, Videos und Dokumente. Darüber hinaus bietet der Dienst eine integrierte Scanfunktion für die Smartphone-App von OneDrive. Mit der Smartphone-Kamera kannst du Dokumente einfach abfotografieren und anschließend mit der Scanfunktion der OneDrive-App umwandeln und abspeichern – entweder als Word-Dokument, PDF oder Bild. Danach kannst du die Datei in OneDrive hochladen. Du findest die Scanfunktion in der App für iOS und Android unter „Scan“.

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