KSmultimedia GmbH

Verantwortliche Stelle: KSmultimedia GmbH Walter-Gropius-Straße 28 50126 Bergheim Datenschutzbeauftragter: Reinhold Goetz, Dipl. Ing. Nachrichtentechnik Zertifizierte Datenschutzfachkraft Kampstr. 6 50374 Erftstadt Tel.: 02235 / 9947997 Fax: 02235 / 9947998 E-Mail: [email protected] 1. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten und Lieferanten, soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Dazu gehören insbesondere: • Verwaltung und Abwicklung von Verträgen, Bestellungen und Lieferungen • Kommunikation mit Ansprechpartnern (z. B. Terminvereinbarungen, Korrespondenz) • Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Buchhaltung • Pflege von Kunden- und Lieferantenbeziehungen • Durchsetzung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche 2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in erster Linie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für die Durchführung oder Anbahnung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Ergänzend können folgende Rechtsgrundlagen einschlägig sein: • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, um einen Vertrag oder Bestellung mit Ihnen zu erfüllen oder vorzubereiten, • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: wenn wir gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten), • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: in klar abgegrenzten Fällen zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen (z. B. IT-Sicherheit, Korrespondenz, Durchsetzung rechtlicher Ansprüche), • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: wenn eine Einwilligung erteilt wurde. Diese ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. 3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern denen die Daten mitgeteilt werden Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt. Interne Empfänger Zugriff auf die Daten haben innerhalb des Unternehmens nur diejenigen Stellen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Auftragsverarbeiter Wir setzen externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeiten. Diese werden gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet. Dazu gehören z. B. Anbieter von IT- und Cloud-Diensten, Softwarelösungen oder Dienstleister für Buchhaltung und Archivierung. Eine vollständige Liste der aktuell eingesetzten Auftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Externe Empfänger (Dritte) Zu den externen Empfängern gehören Stellen, die in eigener Verantwortung handeln, z. B. Banken, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater, Behörden oder Gerichte. Als externe Empfänger gelten auch die Betreiber von Online-Marktplätzen, über die Sie Ihre Bestellung tätigen. 4. Kommunikation und Bestellabwicklung über Online-Marktplätze Wenn Sie Waren über Online-Marktplätze wie eBay, Amazon, Media Markt, Kaufland, Otto oder andere Marketplace bestellen, werden die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Bestelldaten) zunächst durch den jeweiligen Plattformbetreiber verarbeitet. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen Einfluss. Verantwortlich ist insoweit der jeweilige Plattformbetreiber. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzerklärungen dieser Anbieter. Wir erhalten von dem jeweiligen Marktplatz die für die Vertragsabwicklung notwendigen Daten (Name, Rechnungs- und Lieferadresse, ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Bestelldetails). Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Bestellung, Lieferung der Waren, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. 5. Datenübermittlung in Drittstaaten Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nur statt, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Dies betrifft insbesondere die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die Teil internationaler Konzernstrukturen sind oder ihren Hauptsitz in einem Drittstaat haben (z. B. in den USA). In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung entweder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO (z. B. Schweiz, UK oder das EU-U.S. Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen) oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, ggf. ergänzt um zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen. Eine Kopie der verwendeten Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) können Sie jederzeit bei uns anfordern. Welche Übermittlungen in Drittstaaten stattfinden können, ergibt sich aus den jeweils aktuellen Dienstleistern und wird auf Anfrage mitgeteilt. Bitte beachten Sie, dass einzelne Betreiber von Online-Marktplätzen (z. B. Amazon, eBay) personenbezogene Daten auch in Drittstaaten außerhalb der EU/EWR verarbeiten können. Auf diese Datenübermittlungen haben wir keinen Einfluss. Maßgeblich sind die jeweiligen Datenschutz-erklärungen der Plattformbetreiber. 6. Aufbewahrungsdauer personenbezogener Daten Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, entfällt (z. B. nach Beendigung eines Vertragsverhältnisses), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs¬pflichten einer Löschung entgegenstehen. Ist eine Löschung nicht möglich, z. B. weil Daten in einem elektronischen Archivsystem gespeichert sind, werden diese für eine weitere Verarbeitung gesperrt. Die konkrete Aufbewahrungsdauer hängt von der jeweiligen Datenart ab. Eine genaue Auflistung führen wir in unserem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO, das wir Betroffenen auf Anfrage gerne zur Verfügung stellen. Daten, die wir zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, löschen wir gemäß Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO nicht. 7. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Kunden, Interessenten und Lieferanten haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte: • Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15), • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), • Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), • Datenübertragbarkeit (Art. 20), • Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21). 8. Einwilligungen Sofern eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. 9. Bereitstellung personenbezogener Daten Für die Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung ist es erforderlich, dass Kunden und Lieferanten die notwendigen personenbezogenen Daten bereitstellen. Ohne diese Daten ist die Vertragserfüllung nicht möglich. Bitte stellen Sie nur Daten bereit, die für die Durchführung des Vertrags erforderlich sind (Minimalprinzip). 10. Automatisierte Entscheidungsfindung Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. 11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde Sie haben das Recht sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden und dort Informationen über ihre Rechte aufgrund des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und sonstiger Vorschriften über den Datenschutz, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), zu erfahren. Darüber hinaus ist die Aufsichtsbehörde Anlaufstelle für Beschwerden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf Tel.: 0211/38424-0 E-Mail: [email protected]