Outlook synchronisiert nicht: Was du jetzt tun kannst

Bei nahezu allen Outlook-Versionen der letzten Jahre – egal, ob Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 oder Outlook aus Office 365 – hilft das Reparieren von E-Mail-Konten, wenn es bei der Synchronisation hakt. Und das geht so:

1. Starte Outlook unter Windows 10 oder 11.
2. Wähle die Registerkarte „Datei“ und „Kontoeinstellungen“.
3. Markiere das betroffene E-Mail-Konto und klicke auf „Reparieren“.
4. Es öffnet sich ein Fenster mit Daten zum Konto. Klicke auf „Weiter“.
5. Folge den Anweisungen.

Hier verrät Outlook unter Umständen, wenn eine Verbindung zum Mailserver fehlerhaft ist oder andere Ungereimtheiten aufgetreten sind. Im besten Fall ist die Reparatur erfolgreich und die Synchronisation erfolgt wieder wie gewohnt.

Ähnlich wie bei Problemen mit der mobilen App von Outlook heißt es auch hier: Hilft das nicht, lösche das E-Mail-Konto an gleicher Stelle und lege es neu an.

Zu Synchronisierungsproblemen kommt es bei Outlook auch, wenn die sogenannten OST- bzw. PST- Dateien beschädigt sind. Dann sind beispielsweise die Ordner für den Posteingang oder die gesendeten Objekte defekt. Greife in dem Fall auf Outlook-eigene Tools zurück.

OST-Dateien von Outlook 2003 und älter lassen sich mit dem Tool scanost.exe reparieren, neuere Outlook-Versionen basieren auf einer PST-Ordnerstruktur. Die bringst du mit dem Programm scanpst.exe in Ordnung. Die Programme befinden sich im Standard-Ordner der Outlook-Installation, beispielsweise „C:\Programme (x86)\Microsoft Office\root\Office16“ für Outlook 2019.

In beiden Fällen reparierst du Ordner-Dateien so:

1. Schließe Outlook.
2. Wechsle im Dateimanager zu deiner Outlook-Installation.
3. Starte scanpst.exe oder scanost.exe.
4. Wähle die zu reparierende Datei aus.
5. Folge den Anweisungen bis zum Abschluss.

Nach dem Neustart von Outlook dürften die Ordner wieder richtig angezeigt werden – inklusive aller Inhalte. Eine weiterführende Erklärung, was die Programme genau machen, gibt Microsoft auf einer extra eingerichteten Webseite.

Sollte dies nicht zum Erfolg führen, aber Outlook nach wie vor starten, kannst du Offline-Elemente in einem Ordner löschen und diese wieder aktualisieren:

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den zu reparierenden Ordner und wähle „Eigenschaften“.
2. Klicke „Offlineelemente löschen“ an und bestätige dies mit OK.
3. Gehe zur Registerkarte „Senden & Empfangen“ und klicke auf „Ordner aktualisieren“.

Outlook sollte nun die zuvor gelöschten Inhalte wieder herunterladen und korrekt synchronisieren.

Wenn das alles nicht so recht hilft, versuche es mit diesen Tipps:

1. Beende unter iOS bzw. Android die Outlook-App manuell, indem du sie im App-Switcher schließt.
2. Hilft das Zurücksetzen des E-Mail-Kontos nicht, kann es sich lohnen, das Konto in Outlook zu löschen und es neu anzulegen.
3. Immer hilfreich: Prüfe, ob du die neueste Version von Outlook besitzt bzw. aktualisiere die App, sofern ein Update erhältlich ist.
4. So banal es klingen mag: Manchmal hilft auch der Neustart des Smartphones, um die Netzwerk-Einstellungen zu aktualisieren und damit Probleme zu beseitigen.

• Egal, ob auf einem mobilen Gerät mit iOS und Android oder auf einem Rechner mit Windows 10/11: Du solltest zuerst versuchen, dein E-Mail-Konto zu reparieren.
• Kalender werden nur synchronisiert, wenn sie ausgewählt sind und Microsoft Exchange ActiveSync unterstützt wird.
• Ist die Ordner-Struktur von Outlook unter Windows defekt, helfen Outlook-eigene Tools weiter.
• Manchmal genügen auch klassische Methoden wie: Outlook beenden und neu starten oder das Update auf die neueste Version installieren.