ChatGPT: 7 Ideen von der KI und von uns, wie sie Microsoft Office besser machen könnte

Die Bots sind hier. Vielleicht hast du schon mit einem gesprochen. Wir schon. Für diesen Artikel haben wir uns mit ChatGPT unterhalten.

Der Einsatz virtueller Assistenten beschränkt sich lange nicht mehr auf ein „Hey Google“ oder den Sprachbefehl an Siri. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom setzen mehr als 27 Prozent aller deutschen Unternehmen mittlerweile Chatbots für den Kundensupport ein. ChatGPT ist eine Weiterentwicklung solcher Bots.

Ein Chatbot ist ein Programm, das maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung (NLP) einsetzt, um mit Nutzern automatisiert zu kommunizieren. Dadurch erhältst du schnell Antworten auf häufig gestellte Fragen und das Unternehmen spart sich die Kosten für ein großes Support-Team.

Chatbots sind aber nicht nur für Unternehmen nützlich. Jetzt kannst du sie auch für alltägliche Aufgaben einsetzen. In welche Alltagsbereiche KI bereits eingezogen ist, erfährst du in unserem Beitrag KI für zu Hause: Beispiele, wie KI uns schon jetzt im Alltag hilft.

Die Künstliche Intelligenz (KI) hinter ChatGPT wertet deine Fragen und Anweisungen aus und kann mit ganzen Textpassagen antworten. Ein eigenes Bewusstsein hat die KI damit noch lange nicht. Trotzdem liest die Ausgabe sich oft, als wäre sie von einem echten Menschen geschrieben worden.

Wie Techradar berichtet, erwarte Microsoft, „dass KI einen ebenso großen Einfluss auf unser Leben haben wird wie der PC und das Internet“. Bereits 2019 investierte das Unternehmen eine Milliarde Dollar (rund 920 Millionen Euro) in OpenAI, das ChatGPT entwickelt hat. Kurz darauf folgten weitere zwei Milliarden.

Der Standard berichtet, dass Microsoft eine weitere Investition von zehn Milliarden Dollar in Betracht zieht. Damit würde der Office-Macher ein Drittel des KI-Startups OpenAI besitzen. Auch sonst ist die Beziehung zwischen beiden Unternehmen eng: ChatGPT läuft derzeit exklusiv auf Servern von Azure, dem Cloudanbieter von Microsoft.

Der Softwaregigant untersuche laut inoffiziellen Informationen von The Information nun „Chatbot-ähnliche Programme“ und auch, „wie Outlook und Word GPT nutzen könnten“. Seit Anfang Februar ist zudem Microsoft Teams Premium verfügbar, das automatische Untertitel und Notizen in Online-Meetings erzeugt.

Hier sind unsere sieben Ideen für KI-Anwendungen in der Office-Suite.

Tipp: Du interessierst dich für KI-Tools, die du lokal auf deinem PC nutzen kannst? In unserem Beitrag Die besten KI-Programme & -Tools für den PC findest du verschiedene Apps aus unterschiedlichen Anwendungsbereichen.

Mit ChatGPT wäre Word in der Lage, benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen. Du läufst dann keine Gefahr mehr, dir einen Virus einzufangen, weil du das Template aus dem Internet herunterlädst. Außerdem würden sich die Templates mehr unterscheiden, individueller werden. So könnte eine Anfrage an den Office-Chatbot aussehen:

Till: „Ich brauche ein Formular, um Feedback von unseren Lesern zu sammeln. Kannst du es für mich entwerfen?“

Word: „Sicher, Till! Welche Informationen möchtest du erfassen?“

Till: „Name, Zufriedenheit (Skala: 1–10), Kommentar“

Bist du schon einmal Opfer einer falsch formatierten Tabelle oder eines Dokuments mit Formatierungsproblemen geworden? Dann weißt du, wie frustrierend es sein kann, das von Hand zu beheben.

Eine KI könnte automatisch Anpassungen vornehmen. Vielleicht sagst du bald zu einem Chatbot nur noch: „Markiere die Kernaussage in jedem Absatz.“ Und die KI hebt die wichtigsten Abschnitte fett hervor – in Echtzeit oder nachträglich.

ChatGPT könnte dein ganzes Dokument lesen und dir Vorschläge zur Verbesserung geben. Dazu gehören stilistische Korrekturen wie die Streichung unnötiger Passivsätze und die Vereinfachung von Sätzen.

Und wie wäre es mit einem intelligenten Schreibassistenten, der bekannte Autoren nachahmen kann? ChatGPT ist heute schon in der Lage, den Stil berühmter Schriftsteller wie Shakespeare oder Goethe nachzuahmen – du könntest aber auch bescheidener auftreten und die KI bloß auffordern, deine E-Mail in Outlook höflicher zu formulieren.

Allein auf der Grundlage deiner Beschreibungen kann OpenAI’s KI-Software DALL-E 2 heute schon mit künstlicher Intelligenz ein Bild erstellen und bestehende Bilder verändern. In Word könntest du so deine Dokumente illustrieren, ohne das Programm zu verlassen – ganz ohne Bildlizenz. Auf dem Bild oben siehst du, was die Dall-E 2 aus dieser Anfrage von uns gemacht hat:

„Erstelle ein Close-up von einem Mann am Computer. Cinematisches Portrait mit der Canon 5D.“

Ein in Excel integrierter Bot könnte anhand deiner Daten Diagramme und Grafiken selbst erzeugen. Anpassungen wären mit einfachen Befehlen möglich, zum Beispiel: „Sortiere die Balken entlang der x-Achse nach Messwert.“

Wenn du ein Brainstorming machst, könnte GPT dich bei der Suche nach Inspiration unterstützen. Oben auf unserem Screenshot siehst du 9 Ideen, wie ChatGPT selbst meint, Office verbessern zu können.

Doch da geht noch mehr. Die KI könnte etwa eine grobe Struktur für deine PowerPoint-Präsentation vorschlagen. Fällt es dir manchmal schwer, einen Einleitungssatz für einen Absatz zu finden? Selbst, wenn du weißt, was du sagen willst, kann es zu Schreibblockaden kommen. Die KI könnte dir hier den nötigen Kreativitätsschub geben und einen Einstieg formulieren.

Mit ChatGPT als Excel-Add-on könntest du komplexe Datenanalysen durchführen, ohne über technische Kenntnisse zu verfügen.

Nehmen wir an, du arbeitest in der Buchhaltung und möchtest einer riesigen Tabelle einige Kerninformationen entnehmen. Du könntest den Chat verwenden, um schnell eine Antwort zu erhalten:

• „Zeig mir den durchschnittlichen Gewinn pro Kunde.“
• „Berechne, wie viel Geld wir mit jedem Produkt verdient haben.“
• „Was ist die größte Gewinnspanne?“

Microsoft arbeitet bereits seit 2017 an seiner eigenen KI, genannt Project Turing. Und auch in der Office-Suite wurde diese bisher bereits eingesetzt:

• Die „Inside Look“-Funktion (Blick ins Innere) fasst englische Word-Dokumente in Stichpunkten zusammen.
• Mit der Suchfunktion (auch „Smart Find“ genannt) erhältst du innerhalb der verschiedenen Programme passende Suchergebnisse, selbst wenn diese nicht dem Wortlaut deiner Anfrage entsprechen.
• Outlook gibt bereits einfache Vorschläge zur Vervollständigung von Sätzen in E-Mails.

Mit komplexeren Modellen wie GPT-3 könntest du in wenigen Sekunden ganze Dokumente zu einem Absatz zusammenfassen.

OpenAI, ein US-amerikanisches Unternehmen, veröffentlichte im November 2022 die Software ChatGPT. Innerhalb von nur 5 Tagen verzeichnete das Tool laut Sam Altman (CEO) über eine Million Nutzer: ein schnelleres Wachstum als Facebook und Netflix zusammen!

Der Erfolg lässt sich zwei Faktoren zuschreiben: Dem großen Sprachmodell (LLM) namens GPT-3, dessen Fähigkeit, Texte zu schreiben, OpenAI bereits 2020 zur Schau stellte. Und der bedienungsfreundlichen Nutzeroberfläche von ChatGPT, die das Produkt massentauglich gemacht hat.

GPT steht für „Generative Pre-trained Transformer“. Dabei handelt es sich um ein Modell, das mit großen Mengen Text dazu trainiert wurde, die Wahrscheinlichkeit von Zeichenfolgen vorherzusagen. Im Fall von GPT-3 greift es dabei auf rund 175 Milliarden Parameter zurück. So kann es Texte analysieren und generieren, die dem Trainingsmaterial mehr oder weniger – wahrscheinlich oder unwahrscheinlich – sprachlich ähneln werden.

Fragen zum Urheberrecht sind noch weitgehend ungeklärt: Während GPT-3 originelle Texte generiert, hat OpenAI sein Sprachmodell mitunter an urheberrechtlich geschützten Daten trainiert. Diese sind zwar nicht mehr in Textform im Sprachmodell enthalten, wohl aber in die Gewichtungen seiner Parameter eingeflossen.

Im Datenset sind Inhalte von Common Crawl enthalten, einer Non-Profit-Organisation, die auch Copyright-Inhalte im Rahmen der US-amerikanischen Fair-Use-Rechtsklausel kopiert. Andere Quellen sind Wikipedia und WebText. Letzteres enthält viele geschützte Texte aus dem Internet, auf die Reddit-Nutzer verlinkt haben.

Könnte man dem Start-up, das sowohl aus einem Non-Profit- als auch einem For-Profit-Zweig besteht, eine kommerzielle Nutzung dieser Texte nachweisen, wäre der Weg für ein Rechtsverfahren geebnet.

Abseits von der Frage nach dem Urheberrecht ergeben sich weitere Schwierigkeiten mit KI-Chatbots. Darunter Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes. Die Anfragen werden an Server von OpenAI gesendet. Je nach KI-Funktion könnten so auch vertrauliche E-Mail-Listen deiner Kollegen mitübertragen werden – ein möglicher schwerwiegender Verstoß gegen Unternehmensrichtlinien!

Du solltest daher vorsichtig mit diesem neuen Werkzeug umgehen, denn wenn es einmal falsche oder schädliche Inhalte erstellt – etwa lebensgefährliche Anleitungen –, musst du diese rechtzeitig erkennen! Die KI trägt alles in selbstsicherem Tonfall vor, aber sie kann wahre nicht von falschen Aussagen unterscheiden.

Das lernte auch das bekannte US-amerikanische Medienportal CNET jüngst. Die Website veröffentlichte als Experiment 77 kurze Artikel mit der neuen Technologie. „Nachdem einer unserer KI-gestützten Beiträge – zu Recht – für falsche Informationen kritisiert wurde“, hat man das Projekt vorerst pausiert.

KIs könnten Office-Benutzern in Zukunft viel Arbeit abnehmen. ChatGPT gab sich uns gegenüber jedenfalls zuversichtlich, was die eigene Nützlichkeit für Office angeht. Selbst wenn nur einige der Ideen in diesem Artikel in Office Einzug halten würden – die Software wäre damit bereits deutlich effizienter und intuitiver als heute. Dennoch werden wir wohl eine Weile warten müssen, bis wir sie implementiert sehen. Die Risiken und Auswirkungen dieser neuen Technologie lassen sich bisher nur schwer abschätzen.

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